自然なコミュニケーションを再現した
オンライン合同企業セミナーの新しいかたち

就活生にとって、希望する業界や企業について情報収集することはとても大切です。その機会を提供するために、多くの大学で行われているのが「合同企業セミナー」などと呼ばれているイベントです。

合同企業セミナーは複数の企業が自社の事業や具体的な業務内容などについて説明するもので、就活生にとって貴重な機会となります。これまで合同企業セミナーは対面での実施が前提となっていたため、新型コロナウイルス感染症によって多くの人が集まることが難しくなった現在では、その開催が危ぶまれていました。

そこで多くの大学では、合同企業セミナーをオンラインで実施しています。公立はこだて未来大学（以下、はこだて未来大）でも、学生向けに行ってきた合同企業セミナーをオンライン化しました。

しかし、思いがけない課題が残りました。授業でも利用していたWeb会議サービスを使って合同企業セミナーを実施したところ、学生からのアンケートで「やっぱり対面型のリアルイベントがよい」との回答が多く寄せられたのです。

とはいえコロナ禍が続く中、対面型の開催に戻すことはできません。そこではこだて未来大は従来のWeb会議サービスではなく、NeWorkを導入して課題の解消を図りました。

具体的にどのような点が課題になっていたのか、NeWorkを導入することでどのような成果が生まれたのかについて、合同企業セミナーを担当したはこだて未来大の菊池信吾氏さんに伺いました。

導入前の課題 「やっぱり対面のイベントがいい」という声が多かった

複雑な現実世界をできるだけあるがままの対象として取り扱い、数理科学的手法やデザイン的手法、社会科学的手法などを採り入れながら、システムとして表現し制御する「システム情報科学」について学ぶ、「システム情報科学部」の1学部からなる単科大学が公立はこだて未来大学です。

さらに社会人としての基礎力を兼ね備えた人材育成を目指し、地域社会の問題をユーザーや市民と共に考える「プロジェクト学習」を採り入れるなど、ユニークな取り組みも数多く行われています。

このはこだて未来大では、学生の社会的・職業的自立支援の一環として、業界や職種、企業研究などに関する情報を企業から在校生に提供してもらうための場として、大学主催で合同企業セミナーを開催していました。

新型コロナウイルス感染症の拡大により、この合同企業セミナーをオンラインで行うようになりましたが、在校生へのアンケートで思いがけない課題が出てきました。

「当初のオンライン合同企業セミナーでは、授業でも利用していたWeb会議サービスを使って行いました。しかし実施後に在校生に対して行ったアンケートを見ると、大半の学生がオンラインではなく対面型を希望すると回答していたのです。その理由は、対面のイベントであれば会場やブースの様子がわかって訪問しやすいというものでした。実際、オンラインセミナーの様子を見ていると、メイン会場になっているWeb会議には参加するものの、企業個別に設けたWeb会議へは訪問せずに退出する在校生もいました」（菊池さん）

選んだ理由 「ルームバブル」はブースのイメージ、
「聞き耳」ならば気軽に訪問できる

以前の合同企業セミナーで、はこだて未来大がオンライン開催のために使っていたWeb会議サービスは、ビジネスシーンのほか学校のオンライン授業でも広く使われているものでした。

このWeb会議サービスが提供しているのは、基本的にオンライン会議や、1人が複数の参加者に話しかける一般的なセミナーでの利用を想定した機能でした。一方、合同企業セミナーでは参加企業ごとに複数のブースを用意し、それぞれのブースで個別にコミュニケーションが行われる形態であるため、使い方がマッチしていなかった面もありました。

そこで菊池さんは、合同企業セミナーの開催に適したオンラインツールを探します。そこで見つけたのがNeWorkだったと話します。

「NeWorkの『ルームバブル』を見て、すぐに対面イベントのブースを連想しました。これならば一画面で会場内や企業ごとのルームに何人滞在しているかがわかりますし、『聞き耳機能』でルーム内の様子もわかるため、より気軽に訪問することができるのではないかと考えました」

ルームは、複数のメンバー（参加者）でコミュニケーションするための場を提供する仕組みです。同じルーム内にいるメンバー同士で、音声通話やビデオ通話、画面共有などによってコミュニケーションが図れます。

このルームで行われている会話は、ルーム内に入室しなくても聞くことができます。それが「聞き耳」と呼ばれる機能で、事前にルーム内で行われている会話を聞き、入室するかどうかを判断することができます。

はこだて未来大では、NeWork以外のツールも検討しました。たとえば、自分の分身（アバター）を参加者が操作し、対面型のイベントを仮想空間上で再現するツールがありました。しかし単発のイベントとして外部の企業と在校生をつなぐといった目的であることを考えると、シンプルなツールがベストであると判断し、最終的にNeWorkを導入しました。またセキュリティ面での安心感の大きさも、導入するポイントになったと菊池さんは話します。

成果・効果 在校生が会場のブースを
訪問するようなスタイルを実現できた

合同企業セミナーを実施する際には、参加者の皆さんが戸惑うことがないように、菊池さんは、クイックリファレンス（NeWorkの基本的な使い方をまとめた簡易マニュアル）を作成して配布しました。また、事前に慣れてもらうための工夫も行われました。

「開催日の2週間前までに、合同企業セミナーの会場をNeWork上に設定し、アクセス情報を参加者に提供しました。事前にNeWorkに触れていただき、安心して当日を迎えていただきたいと思ったからです」

こうした菊池さんの配慮もあり、NeWorkを使った初めての合同企業セミナーは無事に終えることができました。開催を終えて、最初に菊池さんが感じたメリットは「参加者の動きが可視化されるため、対面型のイベントと同様に、賑わっているルームとそうではないルームがすぐにわかりました」というものでした。

また参加者の在校生も、早速NeWorkの特性を生かしていたと話します。

「じっくり話をして顔を覚えてもらいたいから、あえて入室者の少ない時間帯にルームを訪問したという在校生がいました。NeWorkを使うことで、それぞれのニーズに応じて合同企業セミナーを利用してもらえたのではないかと思います」

参加した企業からも、開催後のアンケートで「新しい取り組みにチャレンジしている印象を持った」との意見が寄せられており、印象に残るイベントにするという点でも成果があったと菊池さんは考えています。

さらに菊池さんは、企業ごとのブースに見立てたルームをユーザーが自由に回遊できるNeWorkの特長を利用することで、合同企業セミナーを新しいスタイルで実施できるのではないかと言います。

「合同企業セミナーでは、30分程度のターンを3～5回程度設定し、在校生はターンごとにブースを移動し、出展企業の話を聞く形が一般的です。ただしこの形式の場合、参加者が訪問できるブースの数はターン数に依存することになってしまいます。そこでターンを設定せずに参加者が自由に回遊できる、ポスターセッション形式で開催できないかと考えています」

このポスターセッション形式で実施する際、NeWorkの聞き耳機能が有効だと菊池さんは考えています。

「参加者は興味を持った企業のルームで聞き耳機能を使って説明を聞き、区切りのよいタイミングでルームの中に入って質問する。そういったことが実現できるかもしれないと思っています」

NeWorkならオンラインイベントを
対面イベントに近づけることができる

合同企業セミナーは大学主催以外にも数多く行われていますし、企業が単独でセミナーを行うことも珍しくありません。さらに、こうしたイベントもコロナ禍でオンライン化が進んでいるため、大学主催の合同企業セミナーとそれ以外の同様のイベントとの差が小さくなっています。

このため在校生には「どのセミナーも大体同じ」という印象が定着しつつある一方、「対面型イベントは上級生が多くて気が引けるけれど、オンラインであれば参加しやすい」と考える下級生の参加者が増加するなど、新たな変化も生じていると菊池さんは指摘しました。

「今後オンラインセミナーを主催する際は、目的や対象を明確にしつつ、独自性を高める工夫が必要になるかもしれません。本学では、NeWorkを導入して、対面型のような人の動きが可視化できたことで、参加しやすい環境を整備するという点で一定の効果があったと考えています。独自のオンラインセミナーを開催することを考えたとき、このNeWorkは有効なツールになるのではないでしょうか」

今後、新型コロナウイルス感染症が落ち着いても、物理的な移動を伴わない、気軽に参加できるオンラインイベントは定着するでしょう。

その際、対面イベントとの違いに戸惑う参加者は一定数存在すると思われます。NeWorkを利用すれば、対面のイベント同様、ブースの様子がうかがえたり、会場内で気軽に話しかけたりすることも可能になります。既存のWeb会議サービスでのオンラインイベント開催に課題を感じているのであれば、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。